Vous avez besoin d’un site vitrine et vous vous posez cette question : ai-je besoin d’un cahier des charges pour sa réalisation ?

Comme pour tout projet, il est nécessaire d’avoir des objectifs clairs et précis. Le cahier des charges vous permet de formaliser vos besoins et votre demande et présente deux avantages de taille :

  • Les démarches auprès de prestataires de création de site web seront plus fluides.
  • Pas de mauvaise surprise au moment de la facture finale : le montant sera correspondant à celui du devis.

Qu’est ce qu’un cahier des charges ?

Un cahier des charges est un document qui permet de présenter votre projet et d’être compris dans son ensemble. Il permet de lister :

  • Les contraintes.
  • Les besoins.
  • Les objectifs fixés.

Pour faire simple, un cahier des charges constitue la base pour la conception de votre projet web. Il n’oublie rien et indique clairement tous les éléments à prendre en compte.

Rédiger un cahier des charges : quel intérêt ?

En rédigeant un cahier des charges, on pense à son site web dans sa globalité mais aussi dans ses fonctionnalités. Le cahier des charges a donc un grand intérêt pour la préparation du travail à faire.

De plus, le prestataire en charge de la création de votre site web pourra évaluer le temps de travail, le type de conception de site, les fonctionnalités spécifiques. Vous n’aurez pas de surprise sur les devis que les prestataires vous enverront !

Le rédiger soi-même ou le faire rédiger ?

Tout dépend de votre projet.

  • Pour des projets simples tel que les sites vitrines, il est assez facile de rédiger soi-même son cahier des charges.
  • Pour des sites plus complexes, tel que les sites e-commerce, il est fortement conseillé de faire rédiger son cahier des charges par un professionnel. Il saura vous poser les bonnes questions et les formaliser par écrit. Certes, cela a un coût mais il se récupérera sur la facture finale. Un cahier des charges bien rédigé est le gage d’un site bien développé.

Un cas concret… à ne pas suivre !

Voici un exemple de mauvaise exploitation du cahier des charges auquel j’ai récemment été confrontée.

Un structure avec laquelle je travaille fait appel à mes services pour mettre leur site en ligne. Cela fait 2 ans que le projet est en cours.

Le problème ? Un cahier des charges rédigé sans formulation concrète des situations rencontrées par le demandeur et un prestataire qui s’est basé sur ces informations imprécises.

Résultat : aujourd’hui il faut prévoir le développement d’une phase 2, car les fonctionnalités les plus importantes n’ont pas été explicitement mises en avant sur le cahier des charges.

Que peut on retenir de ce dossier ? Cette structure a rédigé un cahier des charges sans les compétences nécessaires pour un projet complexe. Elle aurait du faire appel à un professionnel qui aurait pointé les éléments clés de ce projet. Le coût de création du site, déjà conséquent, ne correspond pas à la demande principale et nécessite en outre un re-développement, donc un coût supplémentaire.

La solution ? Refaire un site approprié en partant de zéro. La dépense sera tout de même moins importante que de faire des ajouts au site en cours.

Que doit contenir un cahier des charges ?

Voici une liste indicative des informations qui doivent absolument figurer dans le cahier des charges de votre futur site web, afin qu’il corresponde au plus près au projet que vous avez en tête.

1 – La présentation de l’entreprise

Il s’agit de présenter les éléments suivants :

  • Son histoire.
  • Sa taille (chiffre d’affaire, nombre de salariés).
  • Ses activités principales.
  • Les produits et/ou services vendus.
  • Ses concurrents.
  • L’élément qui permet de différencier son activité et/ou sa communication.
  • Son positionnement de gamme (haut/bas/milieu) ou son niveau de service (sur-mesure ou préfabriqué par exemple).

2 – La présentation du projet

Il est impératif de prendre le temps de répondre à ces questions pendant la conception du cahier des charges.

Quelles sont vos attentes ? Faire connaître votre entreprise, vendre vos produits sur internet, donner à vos clients des conseils sur vos produits ou services, générer des contacts de nouveaux prospects…

Dans quel contexte est né le projet de site web ? Communication, commercial, marketing, juridique, organisationnel, stratégique, concurrentiel…

Quels sont les outils existants ? Listez les outils de communication physiques ou interactifs qui existent déjà : logo et identité visuelle, plaquettes, courriers, prospectus, e-mails avec nom de domaine, affichage, PLV, site web, intranet, extranet, blog, newsletter, compte sur les réseaux sociaux, etc. Il faut définir les outils à conserver ou supprimer.

Comment interfacer le nouveau site avec les outils existants ? Faut-il assurer la reprise des données dans le projet ?

3 – Les objectifs du site

Vous devez indiquez les principales vocations du site : site de vente, site d’information, support de communication, support de fidélisation, etc.

Vous devez également indiquer les résultats attendus : chiffre d’affaire souhaité dans le cas d’un site de vente, nombre de nouveaux prospects, améliorer l’image de l’entreprise, etc.

4 – La cible du site

C’est un point à ne surtout pas négliger dans la rédaction de votre cahier des charges. Si vous ne précisez pas la cible à toucher, vous la manquerez à coup sûr… Pensez également à les hiérarchiser si vous visez plusieurs cibles :

  • Quelles sont les caractéristiques de la cible : entreprise, particulier, étudiant, retraité, etc.
  • Quel niveau d’importance (primaire, secondaire).
  • Quels sont les centres d’intérêts de la cible : recherche d’informations, besoins de services, etc.

5 – L’arborescence du site

Quelle sera l’arborescence, la structure de votre site ? Présentez de manière synthétique les différentes pages que vous souhaitez avec les rubriques principales. Cette arborescence est revue avec le prestataire.

Exemple d’arborescence :

  • Accueil
  • Nos services (= page listant tous nos services)
    • 6 à 10 pages services
  • ou Boutique
  •  « Qui sommes-nous » ou « A propos »
    • Notre histoire
    • Nos valeurs
    • L’équipe
  • Blog (si nécessaire)
  • Contact
  • Mentions légales

6 – Les contenus

Déterminez si vous fournissez les textes et les photos ou si vous avez besoin de l’aide d’une rédactrice web et d’un photographe. Il est très important de préciser à votre prestataire s’il doit se charger ou non de cette partie.

7 – Les fonctionnalités

Vous devrez préciser les fonctionnalités qui vous souhaitez. Par exemple, pour un site de vente en ligne, précisez si vous souhaitez que vos clients puissent commander vos produits avec un panier et qu’ils disposent d’un compte client. Ou si vous préférez installer un « store finder » pour permettre à l’internaute de trouver une agence ou un magasin à partir de son adresse.

Spécifiez également si certains éléments de votre futur site doivent faire appel à de la programmation et à des bases de données. Par exemple : avoir un moteur de recherche interne au site, créer un formulaire de collecte d’information, un sondage, une interface de mise à jour du site, etc.

Quelles sont les prestations attendues ?

Le cahier des charges doit également spécifier un maximum d’informations sur votre entreprise que le prestataire ne peut pas deviner :

  • Faut-il respecter une charte graphique ?
  • Faut-il créer la charte graphique ?
  • Disposez-vous d’une une charte éditoriale ?
  • Faut-il créer une charte éditoriale spécifique au web ?
  • Quels sont les contenus déjà disponibles ?
  • Faut-il les adapter au support web ?
  • Faut il créer des contenus ? Si oui lesquels ?
  • Faut il installer des outils de statistiques de fréquentation ?
  • Possédez vous un nom de domaine ? Si oui , le prestataire doit-il le transférer auprès de l’hébergeur du site ? Si non, le prestataire doit-il le réserver pour vous ?

Dans notre groupement, nous formons l’entreprise a être autonome : nous vous accompagnons pour la recherche du nom de domaine et vous expliquons la procédure à suivre pour le réserver. De même, pour l’hébergement, nous vous guidons dans le choix de l’hébergeur et vous accompagnons dans la procédure de réservation de votre hébergement. Si toutefois vous souhaitez que le prestataire s’en charge, il faut le spécifier.

Avez vous pensé au référencement de votre site auprès des moteurs de recherche ? Précisez quels sont vos objectifs en la matière, si vous attendez une prestation de suivi et de quelle nature. Indiquez également sur quels axes vous souhaitez vous positionner, cependant nous sommes là pour vous aider et guider dans ses choix.

Quels est le système de mise à jour attendu :  plateforme de mise à jour autonome ? Contrat de maintenance auprès de l’agence ? Formation des équipes à la plateforme de mise à jour ? Nous vous formons à la gestion de votre site de manière à vous rendre autonome.

Enfin, n’oubliez pas d’expliciter clairement la date butoir que vous souhaitez pour la mise en ligne de votre site !

Quel budget attribuer à votre projet ?

Pas de fausse joie ou de mauvaise surprise ! Annoncez le budget que vous pouvez accorder à votre projet de site, cela permet au prestataire de répondre au mieux à votre demande.

Répondre au préalable à cette liste de questions vous permet de préparer au mieux votre rendez-vous avec un prestataire. Si vous choisissez de créer vous-même votre cahier des charges, vous avez désormais les clés pour vous poser les bonnes questions et éviter quelques écueils.

Cocottes-minute est à votre service pour créer votre site web et vous faire gagner en efficacité !